「AIに資料を作らせたら、なんだか薄い資料が出てきてガッカリした」
これは、AIに一発で完成品を求めたときに起きる。資料作成は工程の積み重ねで、最初から完成形を出させようとすると、当たり障りのないものになる。資料・提案書のAI時短は、構成・ドラフト・図表・仕上げの4工程に分けて、それぞれにAIを当てるのが速い。
本記事では、この4工程の進め方と、各工程で何をAIに任せ何を人が磨くかを整理する。なお、どのツールを使うかの比較ではなく、汎用の作り方の流れに絞るので、手元のツールが何であっても応用できる。営業の提案準備への応用は営業をAIで効率化する具体的な方法を参照してほしい。
なぜ一発完成を狙うと薄くなるのか
「○○の提案書を作って」と一言で頼むと、AIは一般論で埋めた無難な資料を出す。あなたの会社の事情も、相手の課題も知らないからだ。
良い資料は、構成を決め、中身を書き、図で見せ、相手に合わせて磨く、という工程を経て出来上がる。AIをこの工程の各段階で使うと、人が全部やるより速く、薄くならない。
料理にたとえると分かりやすい。いきなり「完成した料理を出して」と頼むより、献立を決め、下ごしらえをし、調理し、盛り付ける、と工程ごとに手を入れたほうが、狙った味になる。資料も同じで、工程に分けて各段階でAIを使うと、ねらいどおりの仕上がりに近づく。一発勝負でなく、工程の積み重ねで作る。
工程1：構成を決める
最初は資料の骨組みだ。誰に何を伝え、どういう順で見せるか。ここをAIと一緒に固める。
「この相手に、この目的の提案書を作る。どういう構成が伝わるか、章立てを複数案出して」と頼むと、たたき台の構成が複数出る。その中から選び、自分の意図に合わせて並べ替える。白紙から構成を考えるより、複数案から選んで直すほうが速い。構成が固まれば、その後の工程は一気に進む。最初の骨組みづくりにこそ時間をかける価値がある。
工程2：ドラフトを書く
構成が決まったら、各章の中身をドラフトさせる。ここでAIに渡すべきは、自社の情報だ。
- 自社の強みや実績: 一般論でなく自社の事実を入れさせる
- 相手の課題: 事前にわかっている相手の状況を踏まえさせる
- 過去の似た資料: 自社の文体や構成の見本として渡す
情報を渡さずに書かせると一般論になる。自社と相手の具体情報を渡すほど、ドラフトの質が上がり、手直しが減る。AIは渡された情報の範囲でしか書けないので、良いドラフトが欲しければ良い材料を渡す、と考えるとよい。
工程3：図表で見せる
文章だけの資料は伝わりにくい。比較は表に、流れは図に、数字はグラフにすると、ぐっと伝わる。AIは、文章のどこを図表にすべきかの提案や、表の構成案づくりを助ける。
「この内容を表で整理するなら、どういう項目立てがいいか」と聞くと、表の骨組みが出る。図解のアイデア出しにも使える。図表にする判断と中身の正しさは人が持ち、構成案づくりをAIに手伝わせる。
工程4：仕上げと事実確認
最後は人の工程だ。相手に合わせてトーンを整え、表現を磨き、そして何より事実を確認する。
AIのドラフトには、もっともらしいが不正確な記述が混じることがある。数字、固有名詞、実績は、提出前に人が必ず裏を取る。ここを飛ばすと、speedと引き換えに信頼を失う。資料は最後に人が責任を持って仕上げる。
| 工程 | AIに任せる | 人が磨く |
|---|---|---|
| 構成 | 章立ての複数案 | どの構成にするかの決定 |
| ドラフト | 各章の文章生成 | 自社情報の提供と方向づけ |
| 図表 | 表・図の構成案 | 図表化の判断と中身 |
| 仕上げ | 表現の言い換え案 | トーン調整と事実確認 |
自社のひな形を「資産」にする
資料作成のAI時短は、回を重ねるほど速くなる。鍵は、自社のひな形や過去の良い資料を、AIに渡す見本として蓄えておくことだ。
提案書、報告書、案内文と、種類ごとに「これが自社の標準」という見本を残しておく。次に作るときは、その見本を渡して「この形式で」と頼めば、毎回ゼロから整える手間が消える。良い資料の型を社内に蓄えるほど、AIの時短効果が積み上がる。型を社内で共有する仕組みは社内にAIを定着させる組織の作り方で扱っている。
よくある失敗を避ける
資料作成のAI活用でつまずく使い方も決まっている。先に知っておくと避けられる。
- 一言で完成を頼む: 工程を分けず一発で頼み、薄い資料が出てくる
- 情報を渡さない: 自社や相手の情報を渡さず、一般論の資料になる
- 事実確認を飛ばす: AIの記述を確認せず提出し、誤りで信頼を失う
どれも「AIに丸投げ」が原因だ。工程に分け、情報を渡し、最後は人が確認する。この3つを守れば、資料作成の時短は安定して効く。
よくある質問
Q. スライドそのものをAIに自動生成させてもいいですか？
A. たたき台としては有効だが、自動生成されたスライドをそのまま提出するのは避けたい。構成と中身を人が確認し、相手に合わせて整える工程を必ず挟む。自動生成は出発点であって完成形ではない。
Q. 機密を含む提案書をAIで作って大丈夫ですか？
A. 未公開の取引条件や顧客情報は、そのまま入力しない。汎用部分はAIで作り、機微な数字は人が後から入れる、という分け方が安全だ。情報の扱いは社内ルールに沿って運用してほしい。
Q. どのくらい時短できますか？
A. 資料の種類や慣れによるが、ゼロから書いていた構成とドラフトの時間が大きく縮むことが多い。一方で仕上げと事実確認の時間は残る。時短ぶんを、相手に合わせて磨く工程に回すと、速さと質を両立できる。
Q. デザインが苦手でも見栄えのいい資料は作れますか？
A. 構成と中身をしっかり作れば、デザインは凝らなくても伝わる資料になる。AIには見栄えより、伝える順番と図表の構成案を手伝わせるのが効く。装飾に凝るより、相手が理解しやすい構成を優先するほうが、資料の目的は達せられる。
Q. 毎回ゼロから頼むと結局時間がかかります。
A. それは見本を蓄えていないからだ。一度作った良い資料を見本として残し、次回はそれを渡して使い回す。回を重ねるほど速くなる仕組みにすれば、ゼロから頼む非効率はなくなる。自社のひな形を資産にするのがコツだ。
資料・提案書作成をAIで時短する、まとめ
資料作成のAI時短は、一発完成を狙わず、構成・ドラフト・図表・仕上げの4工程に分ける。構成とドラフトはAIにたたき台を作らせ、自社情報を渡して質を上げる。図表化の判断と仕上げ、そして事実確認は人が握る。工程で分けるほど、速くて薄くない資料になる。
一言で完成を頼まず、工程ごとにAIを当てて、最後は人が仕上げる。
AI LIFEには、提案書や社内資料をAIで作っている実務者が集まっています。構成のさせ方、自社情報の渡し方、仕上げの工夫など、資料作成の具体的なやり方が共有されています。自分の資料づくりに取り入れる前に、他の人の工程を覗いてみてください。
（参考：AI LIFEとは）
